Pieni vinkki aloittavalle yrittäjälle – mikä on kuitti?

Kuittien kanssa on joskus ongelmia. Yrittäjä hoitaa usein itse maksuliikenteensä, ja tulostaa sitten kuitin kirjanpitoon. Kirjanpitäjä toivoo saavansa materiaalin mukana sen alkuperäisen laskun, jossa näkyvät ostotapahtuman tiedot: mitä on ostettu, kuka on myynyt, onko laskulla arvonlisäveroa ja miten paljon ja millä prosentilla. Sekä onko lasku maksettu kokonaan ja milloin se on maksettu?

Maksuhuomautuskaan ei ole riittävä kuitti, siinä ei useinkaan ole eritelty varsinaisen laskun tietoja. Ja monesti sen loppusummaan on kertynyt jo perimiskuluja ja korkojakin – alkuperäisen laskun etsimiseen ja selvittelytyöhön saattaa mennä aikaa, mikä lisää asiakkaan kustannuksia. Alkuperäisen laskun arvonlisäverot jäävät lisäksi vähentämättä, koska niitä ei maksuhuomautuksilla yleensä eritellä.

Verkkopankista tulostettu maksukuittikaan ei sisällä tarpeeksi tietoa kirjanpitäjälle – ainakin ne arvonlisäverot jäävät vähentämättä, koska alkuperäistä laskua ei ole. Kerran viime vuosikymmenellä sain koko kuukauden materiaalit eteeni, aloittava yrittäjä oli repinyt ja heittänyt laskut roskakoriin ja toi pankista tulostamansa maksukuitit kirjanpitoon. Niin hän on tehnyt aina kaikille laskuille maksun jälkeen. Silloin teki mieli hakata päätään seinään, miksi en selittänyt tätä etukäteen!

Taskun pohjalle ja auton tuulilasille ei lämpöpaperitositteita kannata jättää pitkäksi aikaa. Lämpöpaperi on sellaista taikapaperia, että tiedot katoavat siitä herkästi. Ja olkaa niin kilttejä, ettette teippaa lämpöpaperikuitteja teipillä A4-paperille, se teipin kohta katoaa näkyvistä! Ja teippaus/nidontainto voi aiheuttaa säntillisemmälle kirjanpitäjälle tuskaa, jos siinä nipussa on usean eri kuukauden alvillisia kuitteja – kesäkuun kirjanpitoon ei saisi tunkea vielä heinäkuun kuitteja.

Olisi toivottavaa, että tehty hankinta liittyy yrittäjän liiketoimintaan. Verottaja ainakin kaipaa perusteluja, jos hankittu tarvike ei sovi yrityksen toimialaan. Joskus tositteella on vain myyjäliikkeen tuotekoodi, jonka perusteella sitten ryhdytään päättelemään, mitä se on. On aina ilo huomata, jos asiakas on itse selventänyt tositteeseen, mitä on hankittu.

Yleensä saamani materiaalit ovat hienossa kunnossa, mutta tällaisia ongelmia on joskus tullut eteen. Sähköisen kirjanpidon myötä nämäkin tuskat ovat vähentyneet kovasti. Tehdään yhdessä parempaa bisnestä.

Eija